Séminaire d’entreprise au Portugal : Comment réussir l’organisation ?

Pour une entreprise qui se veut prospère, il est indispensable de marquer une pause de temps en temps pour évaluer les actions et redynamiser le personnel. Quoi qu’on en dise, les séminaires constituent aujourd’hui un excellent moyen de renforcer la cohésion d’équipe afin de gagner facilement en compétitivité. À noter toutefois qu’un séminaire d’entreprise ne s’improvise pas. Au contraire, vous devez prendre la peine de bien préparer l’évènement, sachant qu’un séminaire biaisé peut impacter négativement la croissance de votre organisme. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir des conseils utiles pour réussir l’organisme de votre prochain séminaire d’entreprise au Portugal.

Fixez-vous des objectifs et hiérarchisez les objectifs

Se fixer des objectifs clairs doit être la base de tout évènement. Cette étape permet en effet de mieux orienter les décisions tout au long du projet. Selon qu’il s’agit par exemple de réunir les clients, les collaborateurs ou les partenaires de votre entreprise, la nature de l’évènement sera différente. Il convient donc de définir vos besoins en répondant à des questions telles que : pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ? Quels sont les résultats attendus ?

En répondant correctement à ces questions, vous devez être en mesure de savoir les objectifs de votre séminaire. Vous pourrez alors élaborer un bon plan d’action pour réussir votre évènement. À noter que l’objectif principal doit être redéfini en plusieurs objectifs secondaires que vous devez classer par ordre de priorité pour mieux orienter vos choix.

Selon les défis actuels de votre entreprise, l’objectif principal de votre séminaire peut être de booster l’esprit d’équipe ou d’aider les nouveaux recrus à mieux connaitre leurs collègues.

Dans tous les cas, vous devez étudier correctement les besoins de votre boîte pour minimiser les risques d’erreur lors de l’organisation de votre évènement. Définir clairement les objectifs à atteindre vous aidera également à gagner du temps et à faire des choix pertinents.

Établissez un planning pour votre séminaire d’entreprise

Lors de l’organisation d’un séminaire d’entreprise, il est indispensable de mettre en place un rétroplanning qui permet de suivre l’évolution du projet sur une base quotidienne. Avec cette planification, vous pourrez voir clair sur les échéances comme la réservation du local, le paiement des prestations, les rendez-vous avec les intervenants spéciaux, etc.

Quelle que soit la ville retenue pour votre séminaire d’entreprise au Portugal, vous devez établir et suivre une check-list. Dans cette liste, veillez à inscrire toutes les tâches à réaliser et prévoyez une marge de manœuvre pour assurer le succès de votre évènement. En plus de vous aider à mieux conduire le séminaire, ce planning détaillé constitue un outil très utile entre les mains des participants. Il leur permettra entre autres de connaitre d’avance les dates ainsi que les horaires de début et de fin des réunions et des activités annexes. Connaissant les temps de pause, ils peuvent planifier leur programme pour répondre à des obligations personnelles.

Pour exécuter votre plan comme prévu, nous vous recommandons d’effectuer quelques simulations et des vérifications avant le jour J. N’oubliez pas non plus de prévoir un plan B pour gérer les éventuelles perturbations.

Choisissez le séminaire adapté à vos besoins

Avant de réfléchir au budget de votre évènement, il faut d’abord savoir lequel vous organisez. Il existe en effet plusieurs types de séminaires d’entreprise et le choix dépend des objectifs que vous voulez atteindre.

Selon les besoins de votre organisme, vous pouvez organiser un séminaire de motivation. Dans ce cas, vous devez élaborer un plan et choisir des activités pouvant ranimer l’enthousiasme de vos employés. En choisissant correctement votre prestataire, vous trouverez des idées pour motiver chaque collaborateur et renforcer la cohésion d’équipe.

Si votre entreprise traverse une phase de baisse de compétitivité, vous pouvez organiser un séminaire de direction pour relancer vos activités. De manière générale, cet évènement a une courte durée. Il rassemble les cadres de l’entreprise qui échangeront sur la situation de la société pour établir une stratégie pertinente afin de corriger rapidement le tir.

Si vous souhaitez informer vos collaborateurs sur de nouvelles stratégies de travail, un séminaire de formation serait un choix parfait. Pour ce faire, il est recommandé de choisir un cadre calme qui permet aux participants d’assimiler facilement les nouvelles notions.

Définissez le budget nécessaire pour l’organisation

Sur la base des objectifs que vous voulez atteindre, vous devez faire des prévisions budgétaires en laissant une marge pour les imprévus. Dans les normes, le budget de l’organisation d’un séminaire d’entreprise doit être défini en tenant compte des résultats à atteindre et non seulement en fonction des besoins internes. Votre travail à cette étape de l’organisation consiste à évaluer les coûts de l’évènement et la capacité financière de votre entreprise.

Peu importe l’envergure que vous souhaitez donner à votre séminaire, vous devez veiller à définir un budget raisonnable. Pour y parvenir, commencez par établir une liste de tous les postes de dépenses. Il s’agira par exemple de prévoir :

• les forfaits résidentiels ;
• la location des espaces ;
• la restauration et les activités en extra ;
• les frais de déplacement des participants ;
• les moyens techniques ;
• la rémunération des conférenciers ;
• etc.

Pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise au Portugal, chaque moyen nécessaire pour atteindre les objectifs fixés implique des dépenses plus ou moins élevées. Pour cette raison, il est fortement conseillé de faire des prévisions budgétaires et de mener des négociations afin de respecter le budget prévu. En d’autres termes, évitez de prendre des engagements personnels pouvant conduire à un dépassement de vos prévisions budgétaires.

Choisissez la date et le lieu

Si une chose est d’organiser un séminaire pour son entreprise, une autre chose est de s’assurer que le maximum d’invités y participe. Pour ce faire, vous devez choisir la date en évitant les week-ends de ponts et les jours d’évènements sportifs de grande envergure. Grâce à ses atouts touristiques, le Portugal attire un nombre important de visiteurs chaque année, surtout pendant les vacances scolaires. En programmant votre séminaire sur cette période, vous risquez de ne pas trouver facilement un cadre idéal pour abriter votre évènement.

Lors de la recherche du lieu pour un séminaire d’entreprise, plusieurs facteurs doivent être pris en considération. En fonction du nombre de participants, du besoin de salle de réunion, chambres à coucher et autres particularités de l’évènement, le choix du cadre peut largement varier.

Une fois les établissements ciblés, n’hésitez pas à leur demander de vous envoyer une proposition de services. Vous étudierez alors les devis reçus pour choisir ce qui vous convient en tenant surtout compte des caractéristiques physiques de l’établissement et du rapport qualité/prix des prestations. Plus vous commencerez tôt, plus vous aurez de chances de trouver un lieu adapté pour offrir le meilleur à vos invités. Dans la mesure du possible, effectuez une visite sur le site pour éviter les mauvaises surprises.

Choisissez un maître de cérémonie et prévoyez des intervenants spéciaux

En dehors du cadre, l’animation est l’autre élément qui détermine la réussite d’un séminaire. Si vous en avez les compétences, vous pouvez décider d’animer vous-même votre évènement. Dans le cas contraire, vous devez déléguer ce travail à un spécialiste du domaine. Si ce choix est très pratique, il convient de préciser qu’il n’est pas indiqué pour les séminaires stratégiques (direction, management, intégration, etc.).

Pour un séminaire de motivation au Portugal, vous trouverez facilement un maître de cérémonie prêt à vous proposer une animation irréprochable. En collaborant avec un professionnel qualifié, vous mettez toutes les chances de vaquer à d’autres occupations tout au long du programme tout en ayant la certitude d’atteindre vos objectifs.

Pour rehausser votre évènement professionnel, vous pouvez faire appel à des intervenants spéciaux. Il s’agit de personnes célèbres, avec des expertises dans un domaine précis pour apporter un plus à votre séminaire d’entreprise. Selon vos besoins, vous pouvez faire intervenir un conférencier de renom, un coach de motivation, un entrepreneur de haut niveau, etc. Grâce à leur savoir-faire, ces spécialistes peuvent aider à améliorer la visibilité de votre entreprise. N’hésitez pas à utiliser des supports visuels pour donner une touche d’originalité à votre séminaire. En collaborant par exemple avec un professionnel expérimenté, vous pourrez trouver de bons films et des supports audiovisuels pour booster la motivation de votre équipe.

Élaborez une stratégie de communication pour votre évènement

Peu importe le type de séminaire d’entreprise que vous organisez, il est important de garder à l’esprit que la communication détermine l’image de l’évènement. Si vous avez envie de quelque chose de grand, mettez en place une stratégie réfléchie qui vous permettra de relancer les invités pour vous assurer de leur présence. En fonction de la cible, vous pouvez communiquer autour de l’évènement via votre site internet et les médias sociaux. Dans la mesure du possible, créez une page web sur laquelle vous allez diffuser toutes les informations liées à votre séminaire.

Lors des rencontres de préparation, assurez-vous que chaque membre du comité d’organisation ait une copie de l’ordre du jour. Au besoin, vous pouvez faire des concertations pendant l’évènement pour faire des ajustements. À la fin de l’évènement, vous devez adresser des emails de remerciements à tous les participants et profiter de ce canal pour recueillir leurs impressions et avis sur le séminaire.

En résumé, nous dirons que l’organisation d’un séminaire d’entreprise n’est pas une mince affaire. Mais, en suivant les conseils de cet article, vous pouvez assurer la réussite de votre évènement.